betalen
omdenker

Opdrachtgevers betalen te laat

Diana stuurde ons onlangs via Facebook een bericht. Als zzp’er gebeurt het haar vaak dat opdrachtgevers hun facturen te laat betalen. Irritant! Voer voor een nieuwe meedenker. We vroegen jullie haar probleem om te denken of  Diana te voorzien van een goede, creatieve oplossing.

Wanbetalers

Ze omschreef haar probleem als volgt:

Hoe zou ik opdrachtgevers die hun facturen te laat betalen, en zonder één of twee herinneringen helemaal niet zouden betalen, kunnen omdenken? Lijkt me erg interessant om jullie of andermans visie daarop te horen! Want zowel positieve als negatieve motivatie helpt niet.

Qua positieve motivatie heb ik onder andere korting geprobeerd. Ook heb ik de betaaltermijn al eens opgerekt van 2 weken naar 4 weken en naar 30 dagen. Wat denk je? Het percentage wanbetalers steeg! Zou er een verband zijn tussen factuurtermijn en wanbetaling?

Qua negatieve motivatie heb ik het geprobeerd met ludieke herinneringen en smeekbedes tot het dreigen met boetes. Ik zit er momenteel over te denken om 50% vooraf te factureren. Ik begin pas te werken als er geld op de bank staat. Bij de meeste opdrachten is haast geboden, dus dat motiveert de klant misschien wel?

Veel ideeën

We kregen alleen hier op de website al bijna zestig reacties en ook op Facebook stroomden de reacties binnen. Jullie kwamen met ontzettend veel verschillende ideeën. Gewenst gedrag belonen door korting te geven bij op tijd betalen. Of opdrachtgevers juist (een deel) vooraf laten betalen. Persoonlijk contact zoeken met de mensen die jouw factuur behandelen, stoppen met klanten die niet op tijd betalen, je betalingstermijn verlengen, je betalingstermijn juist verkorten.

Wat ons opviel

Er waren een paar interessante reacties die ons opvielen. Sander Snoeren vertelt dat hij ooit heeft gelezen dat Steve J. Martin namens de Engelse belastingdienst op de aanslag niet vermeldde dat 57% van de belastingbetalers op tijd betaalt, maar het absolute aantal. Dus “zoveel miljoen mensen betalen op tijd”. Door dat zinnetje steeg het percentage naar 86% omdat mensen blijkbaar bij de meerderheid willen behoren. Volgens Sander het onderzoeken waard en daar zijn we het helemaal mee eens. Interessant!

Van de reactie van Robbert werden we ook heel blij. Hij stelt voor jouw klant te feliciteren en als Slechts Betalende Klant extra in het zonnetje te zetten. Deed ons aan dit geweldige filmpje van Hema denken.

Toch bleek dit probleem meer iets dat simpelweg opgelost moet worden. Hoe je het ook wendt of keert, uiteindelijk moeten ze gewoon betalen.

Reactie van Diana

Hieronder de reactie van Diana op al jullie ideeën:

Ik heb alle reacties aandachtig gelezen en was aangenaam verrast door de hoeveelheid en de variëteit. Volgens sommigen (Mischa) moest ik de situatie leren accepteren en volgens anderen (Ronald de Bruijn) juist niet. Ik heb eigenlijk aan praktisch elke reactie iets gehad, aan sommige meer dan aan andere natuurlijk.

Heleen, Maarten, Joop en Karen (misschien vergeet ik iemand) raadden vooruitbetalen aan, iets wat ik zelf ook al een tijd overwoog en nu nog serieuzer zal gaan overwegen. Echter, dit betekent ook meer factuurmomenten en dus meer administratieve rompslomp.

Charlotte en J. Kelleter wezen mij op persoonlijk contact. Ik stuur mijn herinneringen normaliter via de mail en persoonlijk contact heeft er in ieder geval voor gezorgd dat één lang openstaande factuur binnen één dag werd betaald. Ik zal dus vaker gaan bellen in plaats van mailen, al moet ik dan wel een persoonlijke drempel over.

Dit persoonlijke contact heeft er in een ander geval wel voor gezorgd dat ik meer begrip heb gekregen voor de situatie van de ‘wanbetaler’. Het betreft de uitgever van een magazine, die zijn geldeisers pas kan betalen zodra zijn adverteerders hebben betaald.

Ook Saskia heeft mij geholpen, door in feite voor te stellen mijn betalingstermijn te synchroniseren met die van de klant. M.n. grote klanten hanteren standaard een betalingstermijn van 30 dagen en wijken hier niet van af. Ik ga er in deze gevallen nu standaard van uit dat er binnen 30 dagen en niet binnen ‘mijn’ 14 dagen wordt betaald.

Het ‘spiegelen’ van Juriaan vond ik een creatieve: word klant van je klant en betaal zelf te laat. Hoewel dit praktisch niet gaat werken, vond ik dit wel een van de creatiefste antwoorden.

Tot op zekere hoogte heb ik het betaalgedrag van klanten dus geaccepteerd. Ik ga sowieso vaker nabellen en in sommige hardnekkige gevallen misschien ook ‘gewoon’ kappen met een klant. Bij wanbetaling betreft het vaak relatief kleine facturen en loont het letterlijk en figuurlijk niet om hier al te veel tijd in te steken. Zo’n klant is het gewoon niet waard.

Het meeste heb ik gek genoeg gehad aan een onconventionele tip van een anoniem iemand: focus je op het binnenhalen van opdrachten. Hoe meer opdrachten, hoe meer facturen, hoe minder die paar niet-betaalde facturen ertoe doen! Eén factuur van honderd of een paar honderd euro mag niet het verschil maken tussen een goede en een slechte maand, dus wellicht ligt mijn focus verkeerd inderdaad! Het wanbetalen an sich is misschien niet het probleem, maar er is een onderliggend probleem: ik heb te weinig opdrachten! Of eigenlijk precies genoeg, waardoor één wanbetaler het verschil maakt tussen een goede en slechte maand.

Bedankt

Alle meedenkers bedankt voor jullie reacties! Mocht de anonieme tipgever dit lezen: we sturen je heel graag alsnog jouw prijs op! Voor meer meedenkcasussen klik je hier. Zit je trouwens zelf met een probleem en ben je benieuwd hoe onze meedenkers daar tegenaan kijken? Mail ons dan gerust en we bekijken samen of jouw inzending geschikt is voor deze rubriek.

Illustratie: thethreesisters
Licentie: CC BY 2.0
  • Robbert

    Geachte klant/relatie Van harte proficiat. Uw bent deze maand mijn slechtst betalende klant. Het was even spannend, en het spande erom of u het wel zou halen. Echter zijn uw directe tegenstanders met het binnen de gestelde termijn betalen van hun factuur net achter u geëindigd. Wij zijn voornemens u als winnaar te vermelden op onze facebook pagina zodat u bij uw en mijn collega's geroemd kunt worden voor deze prestatie Nogmaals van harte proficiat. Ps mocht u hierop op enige wijze geen prijs op stellen, dan verzoeken wij u om zsm de openstaande factuur alsnog te betalen.
     Reageer

    1 jaar geleden

    • Dunya zegt:

      Haha! Briljant.

      1 jaar geleden

    • Mirjam zegt:

      Wel ff de taal- en stijlfoutjes eruit halen voor nog beter effect :)

      10 maanden geleden

  • Dave Hofmans

    Arceer de regel van betalingstermijn in het geel. Vrij bijdehand, maar ik heb bijna niemand die te laat betaald. Ooit geleerd op een Brain training. Als omdenktechniek zou je iets kunnen proberen om geen betalingstermijn te hanteren. En dit ook te vermelden op het factuur "ik hanteer geen betalingstermijn, omdat er vaak te laat betaald wordt. De factuur zo snel mogelijk te voldoen zou erg fijn zijn."
     Reageer

    1 jaar geleden

  • Marleen

    Als je vertrouwen hebt in jouw eigen diensten zou je de betalingstermijn kunnen koppelen aan de klanttevredenheid. In plaats van betalingstermijnen schrijf je op de factuur dat je de snelheid van betaling als feedback van klanttevredenheid beschouwd. Mocht de klant later betalen, dat je dan graag een afspraak maakt om de reden te bespreken waarom men blijkbaart ontevreden was. Ik zou heel graag weten of dit impact heeft op het betaalgedrag.
     Reageer

    1 jaar geleden

    • René kamphuis zegt:

      Geweldig

      1 jaar geleden

    • René kamphuis zegt:

      Geweldig

      1 jaar geleden

    • René kamphuis zegt:

      Geweldig

      1 jaar geleden

  • Martin

    Omdenken betekent op een andere manier kijken, toch? Je krijgt kort gezegd nog geld van anderen. Anders gezegd staan zij in schuld bij jou. Als je dat omdenkt heb je dus nog tegoed openstaan voor de producten of services van de wanbetaler! Daar ligt volgens mij de opening om het op te lossen! Is het niet voor jou, dan wel voor iemand in je netwerk die jou daarvoor betaald. Succes!

    10 maanden geleden

     Reageer
  • Roy Post

    Ik denk dat het onder andere een groot probleem is dat we bij het aangaan van een samenwerking onze verwachtingen niet goed managen. Wanneer we voorafgaand aan een samenwerking de betalingsregeling goed bespreken en hier een akkoord op krijgen creëer je persoonlijke commitment ipv een termijn dat ergens onderaan een overeenkomst staat. Het goed managen van de verwachting naar je klanten voorkomt veel gedoe en zorgt tevens voor meer klantretentie!

    10 maanden geleden

     Reageer
  • Martin de Jong

    Er bestaat in Nederland maar 1 termijn en dst is de wettelijke betalingstermijn van 30 dagen. Je mag een kortere termijn op je factuur zetten, en als klanten dan sneller betalen is dat mooi meegenomen.

    10 maanden geleden

     Reageer
    • Guido van Gemerden

      leest u even mee:
      http://www.ondernemersplein.nl/regel/betalingstermijn/?gclid=CPLQn9C2qc0CFSQW0wodQj0FUA

      30 dagen tenzij anders afgesproken

      10 maanden geleden

  • John Vol

    Voorbeeld Verkoopprijs x1,03 en dan 3 tot 4% korting bij betaling binnen 8 dagen. Heel gebruikelijk in de BRD

    10 maanden geleden

     Reageer
  • Liron Duijvestijn

    Oké, dus je zegt dat met een langere betalingstermijn de debiteurenstand laat stijgen. In plaats van een negatief signaal af te geven als ze te laat betalen kun je ook een positief signaal afgeven wanneer ze op tijd betalen. Verhoog je factuur met de duidelijke boodschap dat ze een korting krijgen als ze snel betalen. Bijvoorbeeld: je hebt gewerkt en de rekening is 1000 euro. Normaal zou je een factuur sturen voor 1000 euro en na de termijn herinneringen sturen. Nu kun je een factuur sturen van 1200 euro en ze 200 euro korting geven als ze binnen 3 dagen betalen! Binnen een week krijgen ze 150 euro korting, en zelfs als ze binnen twee weken betalen is er een korting van 100 euro! Zorg dat dit wel duidelijk is, anders zou je je met het nieuwe hoge tarief de markt uit kunnen prijzen. De getallen kun je natuurlijk ook anders invullen, het is slechts een voorbeeld. Succes! Let me know :)

    11 maanden geleden

     Reageer
  • Jaap-Andre

    Ik weet niet wat je product is, maar als het een product is waar de opdrachtgever tijd aan gaat besteden, kan je natuurlijk een ingang proberen als: Fijn om te merken dat jullie veel tijd besteden aan mijn product, maar willen jullie ook tijd nemen om de factuur te betalen die ik op xxx gestuurd heb, de betalingstermijn van x dagen is ondertussen verlopen. (en natuurlijk de factuur nog een keer bijsluiten)

    11 maanden geleden

     Reageer
  • Anne Martine

    Hoi Diana, Bij mij werkte het heel goed toen ik mijn eigen gedrag aanpaste aan dat van de klant. Ze betalen wel vooraf de materialen, zodat ik daar nooit kosten misloop en mijn leveranciers niet hoef te vragen om betalingsregelingen. Middels persoonlijk contact heb ik met de meeste klanten inmiddels regelingen en afspraken zodat iedereen binnen een gesteld termijn betaald. Als ik bijv 30 dagen na het leveren van de dienst mijn factuur stuur heeft de klant 60 dagen om te betalen. Als ze binnen een week betalen na het krijgen van de factuur krijgen ze 10% korting op de volgende, wat ook nog eens klanten houdt! Ik hoop dat je wat hebt aan mijn reactie..

    11 maanden geleden

     Reageer
  • Sharella

    Hallo Diana, Ik denk dat het probleem hier is dat jij iets verwacht van je klant wat (blijkbaar) niet realistisch is. Iedereen is anders en iedereen denkt er anders over. Wat is nu echt belangrijk? Wil jij je geld zo snel mogelijk, of wil je gewoon dat het gebeurt zonder dat je er achteraan hoeft? Ik denk dat persoonlijk contact kan helpen. Iedere klant heeft zijn eigen wensen en behoeften als het gaat om betalingen. Ik zie het volgende voor me: een gesprek met de klant, face to face, voordat je de opdracht aanneemt. Samen bespreek je het contract of de opdracht en maak je ook afspraken over de betalingen. Welk termijn heeft de klant zelf in gedachten? Wilt de klant een herinnering van jou toegestuurd krijgen? Per email of een telefoontje? Je zet deze afspraak zwart op wit. En je legt uit wat je doet als er niet aan de afspraak gehouden wordt. Door dit van te voren samen af te spreken is de kans groter dat je je betalingen krijgt zoals afgesproken, denk ik. Je voegt je namelijk naar de wensen van je klant en je doet een beroep op hun professionaliteit. Je kan best benoemen dat je van ze verwacht dat ze zich aan de afspraak houden, maar misschien is dat een beetje te kinderachtig. In sommige gevallen misschien wel nodig... Je kunt ook, als de klant dat ziet zitten, een eindgesprek inplannen. Een goed moment om het factuur persoonlijk af te geven en om te evalueren op het proces/product/samenwerking/tevredenheid. Het is hier natuurlijk wel de vraag of het voor jóu realistisch is om zo veel te investeren in persoonlijk contact. Misschien interessant om te vragen aan de klanten die je niet op tijd betalen hoe dat komt. Misschien krijg juist van die klanten de beste tips! Ik hoop dat je er iets aan hebt. Succes!

    11 maanden geleden

     Reageer
  • Anja

    Wat bij mij goed werkte is dat ik de klant liet kiezen hoe snel ze wilden betalen. Bij de tijdsduur hoorde natuurlijk wel een ander tarief. Dus als ze binnen een week betaalden was het het goedkoopst. En als ze na 2 maanden betaalden het duurst. Deze bedragen en betalingstermijnen netjes apart vermeld. Dus hoe langer het duurde dat ze betaalden, hoe meer ik er aan verdiende. Een kortingsregeling als je snel betaalde dus. Maar vervolgens vond ik het dus ook niet erg meer als het wat later werd.

    1 jaar geleden

     Reageer
  • Charlotte

    Ik denk dat persoonlijk contact hier het toverwoord kan zijn. Het is heel makkelijk om een mailtje of ander soort geschreven bericht (al dan niet per ongelijk) te archiveren en vervolgens er niet meer aan te denken. Als de herinnering net binnenkomt op een moment dat diegene 'druk' is, is hij ook zo weer vergeten. Mijn idee is dus het volgende: De eerste factuur breng je persoonlijk langs, op papier, met daarbij ook nog een factuur per e-mail zodat alle gegevens makkelijk zijn over te nemen. Maak even een praatje en vertel erbij hoe lang de betalingstermijn is. Deze termijn zou ik kort houden, want mensen zijn vergeetachtig. Zodra iemand weet dat het nog lang duurt voor iets moet gebeuren wordt het automatisch al half vergeten (en na die periode dus gegarandeerd helemaal). Maak er dus bijvoorbeeld maximaal 10 dagen van. Vraag om contactgegevens (telefoon) van degene die verantwoordelijk is voor de betaling, mocht je die nog niet hebben. Vervolgens, als de betalingstermijn bijna is verlopen, bel dan even om hieraan te herinneren. Op deze manier laat je zien dat je ervan uitgaat dat het zeker hun intentie is om te betalen, en dat je ze wilt helpen om hieraan te denken. Vraag of het nodig is om de factuur nog een keer te sturen, want het zou natuurlijk kunnen dat deze in een zee van email is verdwenen. Op deze manier heb je al twee keer persoonlijk contact gehad met degene die verantwoordelijk is voor betaling, of een collega ervan. Mocht de betaling op de dag van het verstrijken nog niet binnen zijn, stuur dan een herinneringsmail en bel nog een keer. Blijf altijd vriendelijk aan de telefoon en zeg dat het natuurlijk kan gebeuren dat iemand een mail over het hoofd ziet, maar dat het wel zo netjes is om binnen de termijn te betalen. Benadruk dat je de samenwerking tijdens het project erg fijn vond en dat je hoopt dat deze dus ook netjes wordt afgesloten. Door snel te betalen kunnen mensen je laten zien dat dit wederzijds is. Blijf, bij uitblijven van betaling, zeker persoonlijk contact houden en ga zodra de eerste herinneringstermijn (zou niet langer dan 1 week doen) verstreken is zeker een keer zelf langs om om opheldering te vragen. Ga geen verwijten maken, maar spreek altijd vanuit jezelf. Zeg bijvoorbeeld: "Ik ben het gewend dat ik binnen 10 dagen na mijn opdracht uitbetaald krijg, dus het zou prettig zijn als dat hier ook gegarandeerd kan worden. Aangezien het erop lijkt dat deze termijn inmiddels verstreken is, zou ik graag willen weten of dit wellicht komt door een miscommunicatie of door andere redenen? Graag los ik dit dan zo snel mogelijk op". Het komt natuurlijk niet door een miscommunicatie van jou, en dat zullen zij ook zeker realiseren. Mocht een tweede herinneringstermijn ook verstrijken, dan zou ik waarschijnlijk minder vriendelijk blijven in mijn acties, maar natuurlijk wel in mijn woorden. Ze hebben dan geruim de tijd gehad om op een nette manier de betaling af te handelen. Onderzoek de mogelijkheid tot het inzetten van een incassobureau of iets wat daarop lijkt. Stuur een brief met daarin de boodschap dat een derde betalingstermijn verstreken is en geef aan dat dit niet volgens de afspraak is. Doordat jij afhankelijk bent van betalingen van opdrachtgevers, ben je genoodzaakt om een extern bureau in te schakelen voor het incasseren van het gewenste bedrag. Hierbij komen incassokosten, die ook voor hun rekening zijn. Ze krijgen dan nog 3 dagen (maximaal) om te betalen, anders stuur je het incassobureau langs. Moraal van het verhaal: persoonlijk contact! Zoveel als mogelijk, liever te veel dan te weinig. Blijf altijd vriendelijk, daarmee bereik je het meest. Spreek vanuit jezelf, maak geen verwijten. Succes!

    1 jaar geleden

     Reageer